- Публикувано на 27 април 2021 г.
Вашият джоб за „важни хартии“ започва ли да прелива или да ви прави големи? Мислите ли, че е време да се държите като отговорен възрастен, дори ако, казано така, звучи като най-скучното нещо на света?
Не се притеснявайте, моето малко пиленце падна от гнездото, ето аз да ви помогна да разчистите пътя сред прашните овце на вашите административни документи.
Съвети за организиране на вашите документи: знаейки кои документи са „важни“
Точно както преди да се научите да бягате, трябва да знаете как да ходите, по-добре е да сортирате документите си, преди да ги приберете . Предлагам ви да започнете с купчина "пази" и "купчина кошница!" ".
Безполезно, ще ми кажете с вашия уверен глас, тъй като вече сте направили това сортиране предварително, като внимателно поставите (хахаха) споменатите хартии в джоба си. Само дето не е като фризера, а по-скоро като хладилника: след известно време някои неща са остарели ...
Например, ако все още имате фотокопието на старата си лична карта, когато на снимката сте били на дванадесет години и вече сте пораснал, наистина можете да хвърлите.
Съвети за съхранение на вашите документи: КАКВО ДА СЕ СЪХРАНЯВА И КОЛКО ДЪЛГО?
Важните документи са изброени на уебсайта на обществената услуга, който също така посочва законовия период на съхранение, отнасящ се до всеки документ (за да отстоявате вашите права например) .
Въпреки това, както е посочено в горната част на страницата, нищо не ви пречи да съхранявате документи по-дълго, а в някои случаи би било още по-добре.
- Разписки за наем : запазването на старите ви разписки може да бъде начин да успокоите потенциалния наемодател относно вашата платежоспособност или поне вашата надеждност.
- Данъчни известия : макар да става въпрос за преминаване към данъчно облекчение при източника, запазването на старите ви данъчни декларации може да е важно по счетоводни причини (и между другото ще ви позволи да видите развитието на вашата данък).
Като цяло, що се отнася до парите, е по-добре да държите документите твърде дълго, а не недостатъчно, в случай на бъг, грешка при плащане и т.н.
- Документи, касаещи вашите домашни любимци : пазете здравните документи и, ако е приложимо, идентификацията на вашето животно, през целия живот на вашия спътник.
- Платежни фишове : те очевидно се споменават на сайта, но никога не можем да го кажем достатъчно често, КАПИТАЛНО Е ДА ПАЗИТЕ ПЛАЩАНЕТО СЪХРАНЯВА ВСИЯ ВАШ ЖИВОТ (включително стажове, програми за обучение и т.н., защото това също се брои ).
Свързващи файлове, файлове, разделители ... или най-добрите съвети за организиране на вашите документи
Сега, как сортирате нещата? Със сигурност няма да ви хареса, но вестниците не се износват с течение на времето , а напротив, и затова се нуждаят от много място (като вашето ...).
Първо решение
Посветете на пода от гардероба си, в който можете да поставите кошчета (не, не Danettes, прочетете boudiou) или картотеки. Склонен съм да мисля, че кошчетата са фалшиво решение за сортиране, затова горещо препоръчвам картотеки , но този избор е само моето решение.
Второ решение
Чекмедже с висящи файлове или неговата икономична версия (в пространство и в брой): калъф за файлове (най-често прилича на метална щайга). Това решение често има предимството да направи хартиите достъпни по-бързо (не е необходимо да имате пластмасови втулки, разделителите са достатъчни например).
Допълнителни оръжия (за сводничество на вашата система за съхранение): картон, но преди всичко пластмасови ръкави, разделители, отметки Post-It с цветове и етикети. Целта е да дефинирате МАЛКИ цветен код, за да опростите задачата си.
Освен това, както ви познавам, не е нужно да бъдете твърде сложни : червено, за да бъдат платени парите (данъци, неплатени сметки или банкова грешка във ваша полза ...), точка.
Да.
Някои маниакални съвети за подреждане на административни документи
Следващата стъпка е действителното разпределение (и следователно сортиране). Ето няколко съвета, за да избегнете да попаднете в неназован публичен дом !
Когато ще назовавате своите свързващи файлове или висящите файлове (# етикети), не създавайте папка „други“, „за сортиране“, „в процес“ .
Харесвате ме, много добре знаем, че рано или късно всичките ви писма ще свършат там и че постепенно ще дойде на мястото на късния ви джоб на „ важните вестници “ .
Направете възможно най-достъпни повтарящите се хартии , които често ще ви бъдат поискани, като сортирате в хронологичен ред и поставите най-новите в началото на свързващия файл или файла.
Подобно на различните файлове: "дипломите" могат любезно да отидат и да чакат в килера, има малък шанс този файл да ви бъде полезен един ден, ако сте нает на работа. За повтарящи се неща, досадни, обикновено това са пари : разписки, фактури, доходи ...
Не чакай. Наистина ли. Знам, че бихте предпочели да изхвърлите заплашващата поща, която току-що сте получили сред останалите, хиляди пъти като рок звезда. Но рок звездите имат агенти, които да ги сортират. Не ти. Освен ако нямате много, много добре обучена котка.
В противен случай отворете, прочетете, приберете директно на рецепцията . Моля.
Цифровото съхранение ли е най-добрата система за съхранение на хартии?
Въпреки че хартиената версия на вашите документи ще се запази по-добре на тъмно (което може да развали мастилото и да го направи нечетлив), добра практика е да сканирате вашите важни документи .
Не защото всички свръхнощни нощни клубове изведнъж ще ви отворят вратите в замяна, а по-скоро защото хартията може да изгори, да отлети, да изчезне, да се развали, да се разпадне (зачеркнете ненужното) ...
И че все още не съм видял дигитален документ да го прави (с изключение може би да изчезне и отново).
Съхранението на тези сканирани документи също е добър въпрос, който трябва да зададете и там ще зависи от вашия бюджет!
Онлайн системи за съхранение за съхранение на вашите документи
Те са безплатни, но по-малко наблягат на сигурността (докладвайте, че по-малко би трябвало да съхраняват поверителни данни и че те са предимно от Съединените щати). Сред тях са Dropbox, Hubic, Google Drive и компания!
Основното притеснение е, че те не са предназначени за тази употреба, така че бързо се случи тромава маневра за премахване.
Подходящо наречените цифрови сейфове за съхранение на вашите документи
Принципът е съвсем прост: данните са криптирани и много често се съхраняват в облака (на сървър, следователно достъпен онлайн, при условие че разполагаме с идентификаторите). Те, като минуси, са специализирани в съхранението и съхраняването на данни, включително чувствителни.
Но нищо не е безплатно в този нисък свят и ще трябва да пъхнете ръка в джоба си, за да се възползвате от него.
Като погледнете малко (особено отстрани на вашата банка, тъй като те често предлагат изгодна услуга на своите клиенти • намигване намигване), пак ще можете лесно да намерите достъпни цифрови сейфове ... особено, тъй като това е необходимо за през целия живот е по-добре.
Все пак същото правило като за хартията: създайте папки и подпапки, за да организирате сканирането си , които за предпочитане са същите като тези, които имате в килера, за да спестите време при търсене на документ.
Хайде, нека отделим няколко часа и започнем, след това ще се почувствате по-добре!
